Panduan Operasional Sistem Vetrivo
Panduan langkah demi langkah untuk setiap modul sistem. Pelajari alur layanan dari meja registrasi lobi, rekam medis SOAP dokter, hingga kasir pembayaran.
Diagram Alur Operasional Terpadu
Klik pada setiap tahapan diagram alur di bawah ini untuk langsung membuka panduan modul bersangkutan:
Konsultasi Medis / Rawat Jalan
Pemeriksaan poli dokter hewan dari registrasi lobi, skrining tanda vital, rekam medis SOAP, hingga pengambilan obat farmasi.
Pendaftaran kedatangan pasien dan penerbitan tiket antrean poli
Penimbangan bobot badan (kg), suhu tubuh (°C), dan penentuan urgensi
Anamnesa keluhan (S), cek fisik organ (O), diagnosa (A), terapi (P)
Tindakan medis, pencatatan BMHP terpakai, dan resep farmasi
Pemberian 6 digit PIN dokter untuk validasi dan penguncian rekam medis
Peracikan obat, cetak label aturan pakai signa, dan penyerahan
Penyelesaian pembayaran terpadu (Tunai, QRIS, EDC, Transfer)
Rawat Inap & Opname (Inpatient)
Perawatan bangsal intensif dengan zonasi biosafety, monitoring grafik flowsheet per shift, dan deposit.
Diterbitkan dokter dari rekam medis EMR atau admisi darurat
Penetapan nomor kandang reguler hijau atau ruang isolasi merah
Pembayaran uang muka deposit pengobatan berjalan di kasir
Grafik suhu, TTV per shift, nutrisi pakan, dan jadwal terapi obat
Penambahan tindakan harian terakumulasi ke tagihan berjalan
Dokter DPJP memvalidasi kesembuhan pasien dengan PIN dokter
Perhitungan tagihan rawat inap terhadap saldo deposit di kasir
Salon & Pet Grooming
Perawatan kebersihan dan salon dari inspeksi kutu/jamur, pengerjaan salon, hingga notifikasi WhatsApp.
Pilih Mandi Sehat, Mandi Jamur/Kutu, atau Cukur Styling
Pemeriksaan kutu, jamur kulit, telinga, dan kuku sebelum mandi
Mandi sampo obat, potong kuku, blower, dan pencukuran model
Pencatatan sampo khusus atau obat tetes yang memotong stok
Groomer menekan tombol selesai saat pasien siap dijemput
Pemberitahuan otomatis bahwa pasien telah selesai dirawat
Pelunasan tagihan paket salon dan penyerahan pasien pulang
Penitipan Hewan (Pet Hotel)
Kamar inap sehat dengan verifikasi vaksin, inventaris barang bawaan, log pakan harian, dan fitur darurat.
Pemeriksaan bebas kutu, jamur kulit, dan sertifikat vaksin aktif
Penetapan kamar (Standard, Cat Condo, Deluxe) dan rentang tanggal
Dokumentasikan pet carrier, mainan, serta takaran & jadwal pakan
Catat porsi makan, sanitasi kandang, dan upload foto bermain
Peralihan instan ke bangsal opname jika pasien mendadak sakit
Pemeriksaan fisik pasien dan pengembalian barang bawaan titipan
Hitung durasi malam riil terhadap deposit di meja kasir
Pet Shop Retail & Kasir Cepat (POS)
Penjualan retail produk hewan dengan barcode scanner USB, pemotongan stok gudang, dan struk thermal.
Pemilihan pakan hewan, pasir gumpal, snack, atau mainan di toko
Kasir mengaktifkan mode kasir retail cepat di meja kasir terpadu
Pindai barcode kemasan dengan scanner USB atau cari nama item/SKU
Sesuaikan jumlah barang dan masukkan kode voucher diskon promo
Pilihan Tunai (kalkulator kembalian), QRIS, EDC, atau Transfer
Struk kasir dicetak dan stok gudang otomatis berkurang real-time
Katalog 15 Modul Operasional Vetrivo
Pilih modul di bawah ini untuk melihat detail panduan hak akses staf, formulir pengisian data, tombol aksi, dan prosedur kerja harian:
1. Mulai & Pengaturan Dasar
Akses akun, penugasan peran staf, pengaturan profil klinik, dan sinkronisasi multi-cabang.
Autentikasi & Akun Pengguna
Pendaftaran klinik baru, login sistem, verifikasi keamanan akun, dan pemulihan kata sandi.
Kelola Pengguna & Hak Akses (RBAC)
Penambahan akun staf, penugasan peran (Dokter, Paramedis, Kasir, Manajer Cabang), dan PIN dokter.
Pengaturan Klinik & Multi Cabang (HQ)
Profil identitas klinik, pengaturan cabang operasional, switch cabang aktif, dan aturan cabang pertama HQ.
2. Layanan Pasien & Medis
Penerimaan pasien di lobi, rekam data pasien & pemilik, serta pemeriksaan klinis dokter hewan.
Lobi, Registrasi & Antrean Pasien
Check-in kedatangan, nomor tiket antrean poli, skrining tanda vital awal (TTV), dan status panggilan.
Direktori Pasien & Pemilik
Pencatatan data pemilik (Owner), data pasien hewan, ras, nomor microchip ISO, dan riwayat kunjungan.
Rekam Medis Elektronik (EMR) & SOAP
Pemeriksaan fisik dokter hewan, format SOAP, diagnosa ICD-10, tindakan medis, dan otorisasi PIN DPJP.
3. Fasilitas & Layanan Khusus
Manajemen bangsal rawat inap, kamar hotel penitipan hewan sehat, dan salon perawatan hewan.
Rawat Inap & Manajemen Kandang (Inpatient)
Admisi rawat inap, alokasi kandang isolasi/reguler, flowsheet monitoring TTV harian, dan verifikasi pulang.
Pet Hotel & Penitipan Hewan (Boarding)
Reservasi kamar, verifikasi syarat vaksin, log harian pakan/aktivitas, dan check-out tamu hotel.
Salon & Pet Grooming
Registrasi paket grooming, inspeksi kutu & jamur pra-mandi, pengerjaan salon, dan billing kasir.
4. Farmasi & Logistik Stok
Penebusan resep obat dokter, penyerahan etiket aturan pakai, serta pengelolaan logistik gudang.
Farmasi & Penyerahan Obat (Dispensing)
Antrean resep dokter, verifikasi sediaan racikan/non-racikan, cetak etiket aturan pakai, dan dispensing.
Logistik, Pengadaan & Stock Opname
Pengadaan barang, penerimaan faktur supplier, mutasi kartu stok, dan rekonsiliasi stock opname fisik.
5. Kasir, Billing & Master Data
Penyelesaian pembayaran layanan poli, bangsal, salon, hotel, retail pet shop, dan katalog harga.
Kasir Terpadu, Billing & POS Petshop
Konsolidasi tagihan multi-layanan, split payment (Tunai, QRIS, EDC, Transfer), dan cetak invoice.
Master Data Katalog & Tarif Layanan
Pengaturan katalog obat, tindakan medis, paket salon, kamar hotel, dan pewarisan tarif dari HQ.
6. Eksekutif & Pelaporan
Monitoring indikator operasional real-time, audit keamanan aktivitas staf, dan laporan keuangan.
Dashboard Operasional & Audit Log
Metrik harian klinik, grafik kunjungan pasien, dan pelacakan riwayat aktivitas staf (audit trail).
Laporan Finansial & Komisi Dokter
Laporan omzet kasir, margin laba, kalkulasi bagi hasil komisi tindakan dokter hewan, dan ekspor data.
Pertanyaan Teknis & Alur Operasional (FAQ Klinis)
Pertanyaan lazim seputar kepatuhan medis, penguncian PIN DPJP, alur antrean multi-pasien, biosafety, dan koneksi internet:
Bagaimana alur penguncian rekam medis SOAP? Apakah staf admin atau paramedis dapat mengubah diagnosa/terapi dokter?▼
Tidak dapat diubah sembarangan. Setiap rekam medis SOAP hanya dapat difinalisasi dan dikunci menggunakan 6 digit PIN dokter penanggung jawab pelayanan (DPJP). Begitu terkunci, rekam medis berstatus permanen dan tercatat di audit log. Jika ada perbaikan riwayat di kemudian hari, sistem mewajibkan pengisian catatan addendum resmi tanpa menghapus data rekam medis awal.
Bagaimana alur registrasi saat satu pemilik membawa beberapa hewan sekaligus dalam satu kunjungan?▼
Resepsionis cukup mencari nama atau nomor kontak pemilik satu kali di lobi registrasi. Sistem menampilkan seluruh data hewan milik pemilik tersebut (Family Grouping) untuk dipilih sekaligus. Masing-masing pasien hewan mendapatkan tiket antrean dan rekam medis individual yang terpisah, namun tagihan tindakan dan obat dapat dikonsolidasikan ke dalam satu invoice di kasir billing.
Bagaimana sistem mencegah kontaminasi silang antara hewan rawat inap infeksius dengan tamu di Pet Hotel?▼
Modul Rawat Inap dan Pet Hotel dipisahkan secara struktural. Bangsal rawat inap menerapkan zonasi biosafety ketat (kandang reguler hijau vs ruang isolasi infeksius merah). Tamu Pet Hotel memiliki alur terpisah dengan syarat wajib lolos skrining kesehatan dan verifikasi vaksin aktif, serta tidak dapat dialokasikan ke nomor kandang bangsal medis.
Bagaimana jika koneksi internet Wi-Fi klinik terganggu saat jam operasional?▼
Vetrivo dirancang sebagai aplikasi web cloud yang ringan dan hemat kuota data. Jika koneksi Wi-Fi utama klinik mengalami gangguan, staf dapat langsung menghubungkan perangkat (tethering) ke hotspot seluler ponsel tanpa instalasi tambahan dan tetap dapat melayani pemeriksaan maupun kasir dengan lancar.
Apakah pemakaian bahan medis habis pakai (BMHP) dan obat dokter otomatis memotong stok farmasi?▼
Ya. Setiap obat dan BMHP (seperti spuit, jarum, cairan infus, atau kateter) yang dicatat dokter dalam resep EMR SOAP terhubung langsung ke kartu stok gudang. Sistem memotong kuantiti stok secara real-time berdasarkan metode First-Expired First-Out (FEFO) dan mencatat histori mutasi untuk mempermudah stock opname fisik.