Panduan Modul 01: Autentikasi, Registrasi & Akun Staf

Modul ini memandu pengelola klinik dan staf mengenai tata cara masuk sistem, pendaftaran mandiri klinik baru, verifikasi keamanan, pengelolaan profil pribadi, serta pembuatan PIN otorisasi medis.

Siapa yang Mengakses?

Seluruh staf klinik (Dokter Hewan, Paramedis, Resepsionis, Kasir, dan Manajer Klinik).

Langkah-Langkah Masuk:

Buka alamat sistem Vetrivo klinik Anda di peramban web (browser).
Pada formulir login di layar:
- Username atau Email: Masukkan nama pengguna (username) atau alamat email resmi yang telah didaftarkan.
- Kata Sandi: Masukkan kata sandi akun Anda. Anda dapat mengklik ikon mata di sisi kanan kolom untuk menampilkan teks sandi.
Klik tombol Masuk ke Sistem.
Sistem akan memvalidasi data Anda dan langsung membuka halaman kerja sesuai peran tugas Anda (Dokter Hewan ke antrean poli, Kasir ke meja kasir, Administrator ke dasbor utama).

[!NOTE] Pemberitahuan Akun Belum Aktif: Jika Anda mendaftar sebagai pemilik klinik baru namun belum memasukkan kode verifikasi email, sistem akan otomatis mengarahkan Anda ke layar verifikasi email untuk mengaktifkan akun.

2. Pendaftaran Mandiri Klinik Baru

Bagi pemilik klinik (Owner) yang ingin mendaftarkan klinik hewannya ke sistem Vetrivo, pendaftaran dilakukan melalui 2 tahapan sederhana:

Tahap 1: Mengisi Formulir Data Klinik & Pemilik

Buka menu Daftar Akun Baru pada halaman login, lalu lengkapi kolom berikut:

Nama Klinik: Masukkan nama resmi klinik hewan Anda (contoh: Klinik Hewan Harmoni Pet Care).
Telepon Klinik: Masukkan nomor telepon aktif meja resepsionis atau kontak operasional klinik.
Alamat Klinik: Alamat lengkap lokasi cabang utama klinik.
Nama Lengkap Pemilik: Nama penanggung jawab utama klinik.
Username Pemilik: Nama pengguna unik untuk login (tanpa spasi).
Email Pemilik: Alamat email aktif untuk menerima 6-digit kode verifikasi aktivasi.
Kata Sandi: Buat kata sandi aman (minimal 8 karakter).
Kode Undangan (Referral): Masukkan kode kemitraan atau promosi yang valid.
Klik tombol Lanjut ke Verifikasi.

Tahap 2: Verifikasi Kode Keamanan (OTP Email)

Periksa kotak masuk (inbox atau folder spam) pada email pemilik yang didaftarkan.
Temukan pesan dari Vetrivo yang memuat 6 digit kode verifikasi.
Masukkan ke-6 digit angka tersebut pada kotak verifikasi di layar pendaftaran.
Klik Verifikasi & Masuk ke Sistem. Akun klinik Anda langsung aktif dan siap digunakan.

3. Pemulihan Kata Sandi (Lupa Password)

Jika Anda lupa kata sandi akun:

Klik tautan Lupa Kata Sandi? di bawah tombol login.
Masukkan alamat email akun Anda yang terdaftar di klinik.
Klik Kirim Tautan Pemulihan.
Buka email Anda, klik tombol pemulihan sandi yang diterima, lalu masukkan kata sandi baru Anda.
Gunakan kata sandi baru tersebut untuk masuk kembali ke sistem.

4. Pengaturan Profil Staf & PIN Medis

Setiap staf yang telah login dapat memperbarui identitas pribadi, mengganti kata sandi, serta mengatur PIN otorisasi medis melalui menu Pengaturan Sistem → subnav Profil Saya (/panel/settings/profile) atau dengan mengklik nama profil di sudut kanan atas layar.

Halaman profil memuat 3 bagian pengaturan:

A. Kartu Profil Akun Saya

Unggah Foto Profil: Klik tombol Unggah Foto untuk memasang foto resmi Anda (format JPG, PNG, atau WebP, maksimal 5 MB).
Nama Lengkap: Perbarui nama lengkap beserta gelar klinis Anda (contoh: drh. Siti Rahma, M.Si). Nama ini akan dicetak otomatis pada lembar rekam medis dan struk kuitansi.
Username: Ditampilkan secara otomatis (read-only) karena username bersifat unik dan tidak dapat diubah setelah didaftarkan.
Klik tombol Simpan Profil.

B. Kartu Ganti Kata Sandi

Masukkan Kata Sandi Lama akun Anda saat ini.
Masukkan Kata Sandi Baru (minimal 6 karakter).
Masukkan kembali pada kolom Konfirmasi Kata Sandi Baru.
Klik tombol Perbarui Kata Sandi.

C. Kartu PIN Otorisasi Medis (Khusus Dokter Hewan & Pemilik)

Dokter Hewan wajib memiliki PIN 4–6 digit untuk memvalidasi dan mengunci rekam medis pasien (EMR SOAP) serta resep obat keras:

Gulir ke kartu PIN Otorisasi Medis (kartu ini otomatis disembunyikan untuk staf non-medis seperti kasir).
Masukkan PIN Baru (4–6 Digit Angka) rahasia yang mudah diingat.
Masukkan ulang pada kolom Konfirmasi PIN Baru.
Klik tombol Simpan PIN Medis.

[!IMPORTANT] Kerahasiaan PIN Medis: PIN Dokter berfungsi sebagai tanda tangan elektronik sah pada lembar rekam medis (SOAP), resep obat, dan surat rujukan. Jangan memberitahukan PIN Anda kepada staf lain.

5. Kondisi Khusus & Penanganan Masalah

Email Verifikasi OTP Tidak Masuk ke Kotak Masuk:
- Periksa folder Spam, Junk, atau Promotions pada penyedia email Anda.
- Pastikan penulisan alamat email pemilik saat mendaftar tidak salah ketik (typo).
- Jika setelah 60 detik kode belum tiba, klik tombol Kirim Ulang Kode OTP pada layar verifikasi.
Akun Terkunci Akibat Salah Memasukkan Kata Sandi Berulang Kali:
- Jika staf salah memasukkan kata sandi lebih dari 5 kali berturut-turut, sistem akan mengunci akun sementara demi keamanan data klinik.
- Hubungi Pemilik Klinik (Tenant Admin) untuk menyetel ulang kata sandi melalui menu Kelola Pengguna (/panel/users), atau gunakan fitur Lupa Kata Sandi pada halaman login.
Dokter Hewan Lupa PIN Otorisasi Medis:
- Dokter tidak dapat mengesahkan rekam medis jika lupa PIN.
- Untuk menyetel ulang PIN:
  - Dokter dapat langsung membuka menu Pengaturan Sistem → subnav Profil Saya (/panel/settings/profile), lalu masukkan angka baru pada kartu PIN Otorisasi Medis.
  - Atau Pemilik Klinik dapat membantu memperbarui PIN dokter tersebut melalui menu Kelola Pengguna (/panel/users) → tombol Edit.

6. Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)

Q: Berapa lama masa berlaku 6 digit kode OTP saat pendaftaran klinik baru?
A: Kode verifikasi OTP berlaku selama 15 menit sejak dikirimkan ke email Anda. Jika masa berlaku habis, silakan klik tombol kirim ulang kode baru.

Q: Bisakah satu alamat email staf digunakan di lebih dari satu cabang klinik?
A: Ya. Seorang dokter hewan atau staf yang bekerja di beberapa cabang cukup memiliki 1 akun login. Pengalihan cabang kerja dilakukan menggunakan tombol pemilih cabang di navigasi atas tanpa perlu berganti email.

Q: Apakah staf resepsionis atau kasir wajib memiliki PIN 6 digit?
A: Tidak. PIN otorisasi 6 digit hanya diwajibkan bagi tenaga medis (Dokter Hewan DPJP) yang berwenang menandatangani lembar rekam medis, tindakan operasi, dan resep obat keras.