Panduan Modul 02: Dashboard Operasional & Audit Aktivitas

Dasbor adalah pusat informasi utama yang menyajikan ringkasan kinerja harian klinik hewan secara real-time, memantau volume pasien di berbagai unit layanan, serta merekam riwayat audit aktivitas staf.

1. Dasbor Operasional Utama

Siapa yang Mengakses?

Semua staf klinik sesuai dengan batasan hak akses perannya. (Informasi finansial/omzet hanya dapat dilihat oleh Pemilik Klinik dan Manajer).

Indikator Metrik Harian di Layar:

Di bagian atas dasbor terdapat kartu ringkasan kondisi klinik hari ini:

1. Pasien Hari Ini: Total pasien yang telah terdaftar di lobi klinik hari ini.
2. Antrean Aktif: Jumlah pasien yang saat ini sedang menunggu giliran pemeriksaan dokter atau tindakan paramedis.
3. Pasien Rawat Inap (Opname): Jumlah pasien yang sedang dirawat di bangsal rawat inap beserta persentase keterisian kandang.
4. Tamu Pet Hotel: Jumlah pasien yang sedang menginap di fasilitas penitipan hewan.
5. Pendapatan Hari Ini (Khusus Pemilik & Manajer): Total penerimaan kasir yang telah lunas hari ini dari transaksi poli, rawat inap, salon, hotel, dan petshop.

2. Grafik Tren & Kinerja Layanan

Dasbor menyajikan grafik visual untuk membantu evaluasi klinik:

• Grafik Kunjungan Mingguan/Bulanan: Memperlihatkan pola hari ramai dan hari sepi pengunjung klinik untuk membantu pengaturan jadwal jaga staf.
• Distribusi Layanan Terbanyak: Menampilkan persentase perbandingan antara Poli Rawat Jalan, Tindakan Bedah/Opname, Layanan Salon Grooming, Penitipan Pet Hotel, dan Penjualan Retail Pet Shop.
• Top 5 Diagnosis Klinis: Daftar penyakit atau keluhan pasien yang paling sering ditangani oleh tim dokter hewan bulan ini (contoh: Gastritis, Otitis, Panleukopenia, Dermatitis).

3. Tombol Aksi Cepat (Quick Actions)

Di sisi kanan dasbor terdapat tombol pintas untuk mempercepat pekerjaan harian tanpa perlu membuka menu sidebar:

• Daftarkan Pasien Baru: Langsung membuka jendela pendaftaran pasien dan pemilik baru.
• Buka Antrean Poli: Langsung menuju layar pemanggilan pasien di ruang periksa.
• Kasir Cepat POS: Langsung membuka meja kasir untuk melayani pembelian retail pet shop.
• Check-in Pasien Rawat Inap / Hotel: Pintasan untuk admisi bangsal atau penitipan hewan.

4. Log Audit Aktivitas Staf (Audit Trail)

Fitur audit trail berfungsi menjaga akuntabilitas, transparansi, dan keamanan data medis serta finansial klinik hewan Anda.

Siapa yang Mengakses?

Pemilik Klinik (Owner) dan Manajer Cabang.

Cara Memeriksa Log Aktivitas:

1. Masuk ke menu Pengaturan → Log Audit.
2. Tabel audit akan menampilkan setiap tindakan penting yang terjadi di sistem secara kronologis:
   • Waktu Transaksi: Tanggal dan jam presisi hingga detik.
   • Nama Staf: Nama pengguna staf yang melakukan aksi.
   • Peran Staf: Role pengguna saat beraksi (contoh: Dokter Hewan, Kasir, Resepsionis).
   • Jenis Tindakan: Kategori aktivitas (contoh: Kunci Rekam Medis, Penerimaan Pembayaran, Penghapusan Data, Penyesuaian Stok Opname).
   • Rincian Data: Detail objek yang diubah beserta nilai sebelum dan sesudah perubahan.
3. Pencarian & Filter:
   • Gunakan filter rentang tanggal untuk melihat aktivitas pada periode tertentu.
   • Ketik nama staf pada kolom pencarian untuk memeriksa riwayat kerja staf tertentu.

[!TIP] Pencegahan Manipulasi Data: Seluruh catatan audit disimpan secara permanen dan tidak dapat diubah maupun dihapus oleh staf mana pun demi kepatuhan standar hukum dan audit internal klinik.

5. Kondisi Khusus & Penanganan Masalah

1. Jumlah Pendapatan Kasir Tidak Cocok dengan Uang Fisik di Laci:
   • Buka menu Pengaturan → Log Audit, filter aksi berdasarkan Penerimaan Pembayaran dan nama kasir bertugas hari ini.
   • Periksa apakah ada transaksi yang keliru dicatat sebagai Tunai padahal pelanggan membayar via QRIS atau Kartu Debit (EDC).
   • Cocokkan kembali nomor invoice sistem dengan bukti slip transaksi EDC fisik kasir.
2. Kecurigaan Terhadap Penghapusan atau Perubahan Data Pasien:
   • Jika ada pasien atau tagihan yang dicurigai diedit secara tidak wajar, manajer dapat menyaring log audit dengan kata kunci No. RM pasien tersebut.
   • Riwayat audit akan memperlihatkan jam perubahan presisi, nama staf pelaku, serta perbandingan nilai lama dan nilai baru secara transparan.

6. Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)

Q: Mengapa staf resepsionis atau dokter hewan tidak melihat kartu omzet pendapatan di dasbor mereka?
A: Hak akses informasi finansial dan omzet kasir secara otomatis disembunyikan dari staf non-manajemen demi kerahasiaan bisnis klinik. Hanya Pemilik Klinik (Owner) dan Manajer Cabang yang memiliki wewenang melihat angka keuangan.

Q: Apakah pemilik klinik bisa menghapus baris riwayat audit jika terjadi kesalahan staf?
A: Tidak bisa. Catatan log audit bersifat permanen (immutable) dan tidak dapat diedit maupun dihapus oleh akun level tertinggi sekalipun guna menjamin standar kepatuhan hukum dan audit forensik klinik.