Panduan Modul 03: Lobi, Registrasi & Antrean Pasien
Modul ini adalah pintu masuk operasional klinik hewan Anda. Digunakan oleh staf resepsionis dan paramedis skrining untuk menyambut pemilik pasien, menerbitkan tiket antrean, melakukan penimbangan berat badan awal, serta mengarahkan pasien ke poli dokter yang dituju.
1. Pendaftaran Kedatangan Pasien & Tiket Antrean
Siapa yang Bertugas?
Resepsionis / Petugas Meja Depan (Front Desk).
Langkah-Langkah Mendaftarkan Pasien:
- Masuk ke menu Lobi & Antrean (
/panel/queue). - Klik tombol + Daftar Antrean Baru di sudut kanan atas layar.
- Cari Pemilik atau Pasien:
- Ketik nama pemilik, nomor WhatsApp, atau nama pasien pada kolom pencarian.
- Jika pasien sudah pernah berobat sebelumnya, pilih nama pasien dari hasil pencarian (riwayat medis dan nomor rekam medis otomatis terhubung).
- Jika pasien baru pertama kali datang ke klinik, klik + Tambah Pasien Baru untuk mengisi data pemilik dan hewan secara cepat.
- Pilih Layanan & Dokter Tujuan:
- Tujuan Layanan: Pilih unit tujuan (Poli Umum, Vaksinasi, Tindakan Bedah, Grooming Salon, atau Titip Sehat).
- Dokter Praktik: Pilih dokter hewan yang sedang bertugas atau dokter pilihan pemilik (request dokter).
- Keluhan Awal: Tuliskan keluhan singkat yang disampaikan pemilik (contoh: nafsu makan turun sejak kemarin, muntah 1x).
- Klik Terbitkan Tiket Antrean.
- Sistem akan mencetak nomor tiket antrean (contoh:
A-01,B-03) dan memasukkan pasien ke daftar tunggu lobi.
2. Skrining & Pemeriksaan Tanda Vital Awal (TTV)
Sebelum pasien masuk ke ruang periksa dokter, tenaga paramedis melakukan penapisan awal untuk menilai tingkat urgensi dan mencatat tanda vital dasar.
Siapa yang Bertugas?
Paramedis Hewan / Petugas Skrining.
Langkah-Langkah Skrining:
- Panggil nomor antrean pasien ke meja penimbangan lobi.
- Klik nama pasien pada daftar antrean, lalu pilih Skrining / TTV.
- Isi data pemeriksaan awal:
- Berat Badan (kg): Timbang pasien secara akurat. Nilai ini krusial untuk penentuan dosis obat oleh dokter nantinya.
- Suhu Tubuh (°C): Ukur suhu tubuh rektal pasien menggunakan termometer.
- Tingkat Urgensi Pasien:
- 🟢 Hijau (Rutin / Stabil): Kondisi hewan aktif, stabil, keluhan umum atau vaksinasi rutin.
- 🟡 Kuning (Mendesak / Urgen): Memerlukan penanganan segera tetapi tidak mengancam nyawa dalam hitungan menit (contoh: demam tinggi, diare berdarah ringan).
- 🔴 Merah (Gawat Darurat / IGD): Mengancam nyawa (contoh: sesak napas akut, kejang, perdarahan hebat, trauma kecelakaan). Pasien kategori ini otomatis diprioritaskan ke antrean paling atas dengan label Fast-Track IGD untuk ditangani dokter seketika.
- Klik Simpan Skrining. Data langsung tersinkronisasi ke komputer di meja ruang periksa dokter.
3. Pemanggilan & Alur Status Antrean
Daftar antrean di lobi memiliki status yang bergerak secara otomatis sesuai tahapan pelayanan:
| Status Antrean | Arti Status | Langkah Selanjutnya |
|---|---|---|
| Menunggu Skrining | Pasien baru mendaftar di lobi. | Paramedis memanggil untuk ukur berat badan & suhu. |
| Siap Diperiksa | Pasien telah selesai diskrining. | Dokter memanggil pasien masuk ke ruang periksa. |
| Sedang Diperiksa | Pasien berada di dalam ruang dokter. | Dokter melakukan pemeriksaan fisik dan input EMR SOAP. |
| Menunggu Obat / Kasir | Selesai pemeriksaan dokter. | Apoteker menyiapkan resep atau kasir memproses billing. |
| Selesai | Pelayanan dan pembayaran lunas. | Pasien telah meninggalkan klinik. |
Layar Display Antrean TV Lobi
Sistem Vetrivo mendukung tampilan layar TV lobi untuk kenyamanan pemilik hewan:
- Menampilkan nomor antrean yang sedang dipanggil beserta nomor ruang periksa.
- Menampilkan estimasi waktu tunggu secara transparan agar ruang tunggu lobi tetap tertib.
4. Kondisi Khusus & Penanganan Masalah
- Pasien Gawat Darurat (Emergency) Datang Saat Antrean Lobi Penuh:
- Jika pasien tiba dalam kondisi kritis (contoh: kejang, sesak napas, pendarahan aktif), paramedis segera menetapkan tingkat urgensi 🔴 Gawat Darurat (Merah).
- Sistem secara otomatis menaikkan posisi pasien ke urutan pertama di atas seluruh antrean reguler (Fast-Track IGD), dan memberi sinyal darurat visual di layar komputer dokter.
- Satu Pemilik Membawa Beberapa Ekor Pasien Sekaligus (Multi-Pasien):
- Resepsionis tidak perlu membuat profil pemilik baru berulang kali.
- Cukup cari nama pemilik sekali, lalu centang seluruh pasien yang dibawa hari itu. Sistem akan menerbitkan tiket antrean terpadu (Family Grouping) agar pasien dapat diperiksa bersamaan oleh dokter yang sama.
- Pasien Dipanggil 3 Kali Tetapi Pemilik Belum Berada di Ruang Tunggu:
- Klik tombol Lewati / Tunda Antrean. Nomor antrean akan digeser sementara ke urutan berikutnya tanpa menghapus tiket pasien.
- Saat pemilik telah kembali ke lobi, resepsionis dapat mengaktifkan kembali tiket tersebut ke status Siap Diperiksa.
- Pemilik Membatalkan Pemeriksaan Sebelum Masuk Meja Dokter:
- Klik tombol Batalkan Tiket, lalu pilih alasan pembatalan (contoh: Menunggu terlalu lama, Pasien membaik, atau Keliru ambil antrean).
- Tiket akan ditutup dan tidak membebani laporan waktu tunggu lobi.
5. Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)
Q: Bisakah pasien dialihkan ke dokter lain jika dokter tujuan awal mendadak harus melakukan operasi darurat?
A: Bisa. Resepsionis cukup membuka detail tiket antrean aktif di lobi, lalu memilih nama dokter pengganti. Antrean akan berpindah secara otomatis ke layar dokter baru tanpa mengubah urutan waktu tunggu pasien.
Q: Apakah antrean lobi otomatis hangus saat klinik tutup di akhir hari?
A: Seluruh tiket antrean yang masih berstatus belum selesai saat pergantian hari akan otomatis ditutup dengan status kedaluwarsa (expired) agar tidak mencemari daftar antrean baru keesokan harinya.