Panduan Modul 04: Direktori Pasien & Pemilik

Modul ini adalah buku induk identitas seluruh pasien hewan (Patient Chart) dan data kontak pemiliknya (Pet Owner). Seluruh riwayat kunjungan medis, vaksinasi, alergi, dan transaksi kasir terhubung secara permanen dengan profil ini.

1. Direktori Pemilik Hewan (Pet Owner)

Satu pemilik dapat memiliki lebih dari satu ekor pasien dalam satu profil keluarga yang sama.

Cara Menambah Data Pemilik Baru:

1. Buka menu Pasien & Klien → tab Pemilik Hewan.
2. Klik tombol + Tambah Pemilik Baru.
3. Lengkapi formulir:
   • Nama Lengkap Pemilik: Nama pemegang pasien (contoh: Bpk. Hendra Gunawan).
   • Nomor Telepon / WhatsApp: Nomor aktif untuk konfirmasi jadwal kunjungan dan pengiriman tagihan digital.
   • Alamat Email: Alamat email klien untuk pengiriman rekam medis atau invoice.
   • Alamat Tempat Tinggal: Kota dan alamat domisili pemilik.
   • Catatan Khusus: Informasi relevan mengenai preferensi klien.
4. Klik Simpan Pemilik.

Tindakan pada Profil Pemilik:

• Daftar Hewan Peliharaan: Menampilkan seluruh pasien yang terdaftar di bawah pemilik tersebut.
• Riwayat Tagihan & Transaksi: Memeriksa total saldo deposit dan riwayat invoice pembayaran lampau.
• Kirim WhatsApp: Mengirim pesan pengingat jadwal langsung ke nomor pemilik dengan satu klik.

2. Pendaftaran Pasien Baru

Langkah-Langkah Menambahkan Hewan:

1. Pada profil pemilik bersangkutan, klik tombol + Daftarkan Pasien.
2. Lengkapi identitas spesifik pasien:
   • Nama Pasien: Nama panggilan hewan (contoh: Milo).
   • Jenis Spesies: Pilih spesies (Kucing, Anjing, Kelinci, Unggas, Reptil, dll).
   • Ras / Breed: Pilih ras spesifik (contoh: Persian, Golden Retriever, Domestik Short Hair).
   • Jenis Kelamin & Status Steril: Jantan / Betina, serta tandai apakah pasien Sudah Disteril / Kebiri.
   • Tanggal Lahir / Estimasi Usia: Masukkan tanggal lahir jika diketahui, atau estimasi usia dalam tahun dan bulan. Sistem akan otomatis menghitung usia presisi pasien setiap kali berobat.
   • Warna & Ciri Fisik Khusus: Pola corak bulu atau tanda lahir unik.
   • Nomor Microchip ISO: Masukkan 15 digit angka microchip jika hewan telah terpasang chip identifikasi internasional.
   • Peringatan Alergi Obat: Catat jika pasien memiliki alergi terhadap obat tertentu (contoh: Alergi Penisilin, Alergi Ivermectin). Peringatan ini akan muncul dengan pita merah mencolok di meja dokter hewan.
3. Klik Simpan Data Pasien. Pasien otomatis mendapatkan Nomor Rekam Medis Unik (No. RM) resmi klinik.

3. Buku Kesehatan & Riwayat Rekam Medis

Saat Anda membuka profil pasien, terdapat beberapa tab informasi komprehensif:

A. Lembar Ringkasan Medis

• Grafik Fluktuasi Berat Badan: Memperlihatkan perkembangan bobot pasien dari kunjungan ke kunjungan.
• Pita Bahaya Alergi: Kotak peringatan merah terang yang mengingatkan seluruh staf mengenai zat atau obat yang membahayakan pasien.

B. Buku Vaksinasi Digital

• Menampilkan daftar vaksin yang telah diterima pasien beserta tanggal penyuntikan, merek vaksin, nomor batch vaksin, dan nama dokter yang memvaksinasi.
• Menampilkan tanggal jatuh tempo vaksinasi berikutnya agar staf dapat mengirimkan pengingat kepada pemilik.

C. Arsip Dokumen Radiologi & Hasil Lab

• Staf dapat mengunggah file foto rontgen (X-Ray), hasil USG, dan lembar hasil pemeriksaan darah laboratorium (.jpg, .png, atau .pdf).
• Seluruh dokumen tersimpan rapi dan dapat dibuka kembali oleh dokter hewan kapan saja saat pasien berobat ulang.

4. Kondisi Khusus & Penanganan Masalah

1. Pasien Berganti Kepemilikan (Diadopsi Orang Lain):
   • Buka profil pasien, klik menu Tindakan → Transfer Kepemilikan.
   • Cari profil pemilik baru (atau buat baru jika belum terdaftar).
   • Seluruh catatan medis masa lalu, buku vaksin, dan No. RM lama akan tetap utuh, sementara data kontak tagihan resmi berpindah ke pemilik yang baru.
2. Ditemukan Data Ganda (Duplikat Profil Pemilik atau Pasien):
   • Jika staf tidak sengaja membuat dua profil untuk klien yang sama karena perbedaan ejaan nama atau nomor HP, hubungi Administrator klinik untuk melakukan Penggabungan Data (Merge Profile). Seluruh riwayat kunjungan dari profil lama akan disatukan tanpa ada rekam medis yang hilang.
3. Pasien Telah Meninggal Dunia (Deceased):
   • Jika pasien meninggal dunia di rumah atau di klinik, ubah status hidup pasien menjadi Meninggal Dunia.
   • Sistem secara otomatis menonaktifkan pengiriman pesan pengingat jadwal vaksin atau kontrol WhatsApp agar tidak menimbulkan ketidaknyamanan bagi keluarga pemilik.
4. Pasien Hewan Liar / Rescue yang Usianya Tidak Diketahui:
   • Jika tanggal lahir tidak diketahui, cukup centang opsi Estimasi Usia dan masukkan perkiraan dokter (contoh: sekitar 2 tahun). Sistem akan otomatis memperkirakan tanggal lahir acuan untuk perhitungan dosis obat.

5. Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)

Q: Apakah nomor Microchip ISO pasien bisa diperbarui jika chip lama rusak atau diganti baru?
A: Bisa. Dokter hewan atau staf berwenang dapat memperbarui 15 digit angka microchip pada profil pasien dengan menyertakan catatan alasan perubahan pada kolom riwayat identifikasi.

Q: Bisakah satu pasien memiliki lebih dari satu kontak penanggung jawab darurat?
A: Ya. Pada profil pemilik, staf dapat menambahkan Kontak Sekunder (misalnya nomor HP pasangan atau kerabat) untuk dihubungi jika pemilik utama tidak dapat dijangkau saat situasi gawat darurat.