Panduan Modul 07: Pet Hotel & Penitipan Hewan (Boarding)

Modul Pet Hotel dirancang untuk mengelola fasilitas penitipan hewan sehat (Boarding). Digunakan oleh staf resepsionis dan perawat hewan (caregiver) untuk menerima reservasi kamar, mencatat inventaris barang titipan, mencatat aktivitas harian, serta memproses kepulangan tamu hotel.

1. Reservasi & Penerimaan Masuk Tamu (Check-In)

Syarat Wajib Tamu Pet Hotel:

Untuk melindungi seluruh pasien yang menginap, staf harus memverifikasi bahwa tamu memenuhi syarat kesehatan dasar:

• Bebas kutu dan jamur kulit.
• Memiliki sertifikat atau buku vaksinasi aktif.
• Menunjukkan hasil pemeriksaan klinis sehat oleh dokter hewan klinik.

Langkah-Langkah Check-In Tamu Hotel:

1. Masuk ke menu Pet Hotel (/panel/boarding).
2. Klik tombol + Check-In Tamu Baru.
3. Pilih Pasien & Kamar:
   • Pilih nama pasien dan pemilik.
   • Tipe Kamar: Pilih kategori kamar yang dipesan (contoh: Kamar Kucing Standar, Cat Condo Tingkat, Kamar Anjing Deluxe).
   • Rentang Tanggal Menginap: Tentukan tanggal masuk dan tanggal rencana penjemputan (check-out). Sistem otomatis menghitung total malam menginap.
4. Inventaris Barang Titipan & Pakan Khusus:
   • Catat barang bawaan yang dititipkan pemilik (pet cargo/carrier, bantal tidur, mainan favorit).
   • Instruksi Pakan: Catat merek pakan titipan pemilik, takaran porsi (contoh: 1 cup takaran per kali makan), dan frekuensi pemberian (contoh: Pagi jam 08.00 dan Sore jam 17.00).
5. Deposit Menginap:
   • Masukkan nominal uang muka jaminan menginap yang disetorkan di kasir.
6. Klik Konfirmasi Check-In. Tamu resmi terdaftar dan nomor kamar terisi di denah hotel.

2. Catatan Kesejahteraan Harian (Daily Welfare Log)

Selama masa menginap, staf pengasuh (caregiver) wajib mencatat log perawatan harian pasien:

1. Klik kartu kamar tamu pada denah hotel, lalu pilih + Catat Log Harian.
2. Pemberian Pakan & Minum:
   • Catat jam pemberian makan dan catat apakah pasien makan dengan lahap, bersisa sedikit, atau menolak makan.
3. Sanitasi & Kebersihan Kandang:
   • Beri tanda centang setelah kotak pasir (litter box) dibersihkan atau alas tidur diganti baru.
4. Waktu Bermain (Playtime) & Foto Aktivitas:
   • Catat durasi waktu bermain pasien di luar kandang.
   • Unggah foto pasien saat sedang bermain atau makan. Foto ini dapat dikirimkan langsung ke nomor WhatsApp pemilik sebagai laporan berkala bahwa pasien dalam kondisi ceria dan terawat dengan baik.

3. Fitur Darurat: Alihkan ke Rawat Inap

Jika selama menginap pasien mendadak menunjukkan tanda sakit (contoh: muntah terus-menerus, lemas, diare berdarah):

1. Buka lembar tamu hotel bersangkutan.
2. Klik tombol darurat berwarna merah: Alihkan ke Rawat Inap.
3. Sistem akan meminta konfirmasi dokter pemeriksa dan segera:
   • Menutup status menginap di Pet Hotel.
   • Mengalihkan pasien ke bangsal rawat inap (opname) untuk tindakan medis intensif.
   • Memindahkan saldo deposit hotel secara otomatis menjadi deposit perawatan medis.
   • Memberi notifikasi darurat agar staf lobi segera menghubungi pemilik hewan.

4. Prosedur Kepulangan Tamu (Check-Out)

Saat pemilik datang untuk menjemput pasien:

1. Buka profil tamu hotel pasien, lalu klik tombol Proses Check-Out.
2. Pemeriksaan Fisik Terakhir & Serah Terima Barang:
   • Periksa kebersihan pasien dan cocokkan kembali seluruh barang bawaan titipan pemilik berdasarkan daftar saat awal masuk.
3. Penyelesaian di Kasir:
   • Sistem secara otomatis menghitung durasi menginap riil.
   • Jika tamu check-out melebihi batas jam toleransi yang ditentukan klinik (late check-out), sistem akan otomatis menambahkan biaya tambahan sesuai aturan tarif klinik.
   • Tagihan dihubungkan ke kasir billing untuk memperhitungkan potongan uang deposit awal.
4. Setelah kuitansi kasir lunas, serahkan pasien kepada pemilik dan klik tombol Selesai Check-Out. Kamar hotel kembali berstatus kosong dan siap dibersihkan untuk tamu berikutnya.

5. Kondisi Khusus & Penanganan Masalah

A. Pemilik Terlambat Menjemput / Tidak Dapat Dihubungi (Overstay)

1. Jika tanggal penjemputan terlampaui dan pemilik belum hadir:
   • Sistem secara otomatis mencatat perpanjangan malam menginap harian dengan tarif normal.
   • Staf mengirimkan pesan konfirmasi via WhatsApp dan panggilan berkala.
2. Jika pemilik tidak merespons dalam waktu 3 x 24 jam setelah batas penjemputan:
   • Hubungi nomor kontak darurat (emergency contact) yang tertera pada profil pemilik.
   • Jalankan SOP perlindungan hewan klinik sesuai ketentuan surat perjanjian titip sehat yang ditandatangani saat check-in awal.

B. Pasien Mogok Makan (Anoreksia Adaptasi) > 24 Jam

1. Hewan peliharaan yang baru menginap sering mengalami stres adaptasi lingkungan baru.
2. Jika tamu hotel menolak pakan titipan lebih dari 2 kali jam makan berturut-turut:
   • Hubungi pemilik untuk meminta persetujuan pemberian pakan basah aromatik (recovery / wet food) pemancing nafsu makan.
   • Minta dokter jaga klinik melakukan pemeriksaan fisik non-invasif (suhu tubuh, status dehidrasi, auskultasi).
   • Jika nafsu makan tidak membaik atau terdapat demam/muntah, segera aktifkan tombol darurat Alihkan ke Rawat Inap.

C. Tamu Hotel Merusak Fasilitas Kandang / Sangat Agresif

1. Jika pasien gelisah, terus menggigit jeruji, atau mencoba melarikan diri:
   • Tutup sebagian dinding jeruji dengan kain penutup khusus agar pasien merasa lebih tenang dan minim stimulasi visual dari luar.
   • Pindahkan ke kamar berukuran lebih luas atau tipe solid jika tersedia.
   • Dokumentasikan perilaku tersebut pada catatan harian sebagai riwayat temperamen pasien untuk masa menginap berikutnya.

6. Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)

Q: Apakah deposit wajib dibayar penuh di awal check-in?
A: Bergantung pada kebijakan masing-masing klinik. Sistem mendukung pengisian deposit penuh, sebagian, atau nominal 0 jika klinik memberlakukan sistem pelunasan saat kepulangan (check-out).

Q: Bagaimana jika pemilik ingin memperpanjang masa menginap selama bepergian?
A: Buka profil tamu kamar yang aktif, klik menu tindakan, pilih Ubah Tanggal Check-Out, lalu tentukan tanggal baru. Sistem akan memperbarui estimasi tagihan secara otomatis.

Q: Apakah pasien boleh digabungkan dalam satu kamar dengan pasien lain?
A: Sistem dan SOP hanya mengizinkan penggabungan jika berasal dari pemilik yang sama dan jenis hewan yang sama (contoh: dua kucing serumah), asalkan kapasitas volume kamar mencukupi. Pasien dari pemilik yang berbeda dilarang disatukan dalam satu ruangan tertutup.