Panduan Modul 10: Logistik, Pengadaan & Stock Opname

Modul Logistik digunakan oleh Staf Gudang dan Tim Pengadaan klinik untuk mengontrol ketersediaan stok obat medis, vaksin, pakan petshop, cairan infus, serta bahan medis habis pakai (BMHP). Modul ini memastikan klinik tidak pernah kehabisan obat vital dan mencegah kerugian akibat barang kedaluwarsa.

1. Dasbor Inventaris & Peringatan Stok Kritis

Siapa yang Bertugas?

Staf Logistik / Tim Gudang Farmasi.

Indikator Inventaris di Layar:

Saat membuka menu Logistik & Inventaris (/panel/inventory), sistem menyajikan kartu status persediaan:

1. Total Item Aktif: Jumlah seluruh jenis produk obat, vaksin, dan barang retail yang tercatat di klinik.
2. Peringatan Stok Menipis (Low Stock Alert): Daftar produk yang jumlah stok fisiknya telah menyentuh atau berada di bawah batas ambang batas minimum (reorder point).
3. Peringatan Mendekati Kedaluwarsa (Near Expiry Alert): Daftar obat atau vaksin yang masa kedaluwarsanya tersisa kurang dari 90 atau 60 hari ke depan, sehingga staf dapat memprioritaskan pemakaiannya terlebih dahulu (FEFO - First Expired, First Out).
4. Stok Habis: Produk dengan sisa kuantiti nol yang mendesak untuk dipesan ulang ke pemasok (supplier).

2. Penerimaan Barang Masuk dari Pemasok (Faktur Pembelian)

Saat pesanan barang tiba di klinik dari distributor farmasi atau pemasok pakan hewan:

1. Masuk ke tab Pengadaan & Barang Masuk, lalu klik + Catat Barang Masuk.
2. Lengkapi Data Faktur:
   • Pemasok (Supplier): Pilih nama distributor pemasok.
   • Nomor Faktur / Surat Jalan: Masukkan nomor dokumen resmi dari supplier.
   • Tanggal Penerimaan: Tanggal barang fisik tiba di klinik.
3. Input Rincian Produk:
   • Cari nama barang atau obat yang diterima.
   • Jumlah Diterima (Qty): Masukkan jumlah botol, box, strip, atau kemasan.
   • Nomor Batch (Lot Number): Masukkan nomor batch pabrikan yang tertera pada kemasan.
   • Tanggal Kedaluwarsa (Exp. Date): Masukkan tanggal kedaluwarsa secara presisi.
   • Harga Beli Satuan (HPP): Masukkan harga beli modal netto per unit barang.
4. Klik Simpan Penerimaan Barang.
5. Dampak Otomatis di Sistem:
   • Stok fisik di gudang klinik langsung bertambah secara otomatis.
   • Nilai modal harga pokok penjualan (HPP) diperbarui untuk penghitungan margin laba klinik.

3. Buku Kartu Stok (Riwayat Mutasi Barang)

Setiap satu unit produk memiliki lembar Kartu Stok Digital yang mencatat seluruh pergerakan masuk dan keluar secara rinci:

• Stok Masuk: Berasal dari penerimaan faktur supplier atau penyesuaian selisih lebih opname.
• Stok Keluar Otomatis:
  • Penyerahan resep di Farmasi (Modul 09).
  • Pemakaian jarum/spuit di Ruang Periksa EMR (Modul 05) atau Bangsal Rawat Inap (Modul 06).
  • Pemakaian sampo di Salon Grooming (Modul 08).
  • Penjualan barang retail di Kasir POS Petshop (Modul 11).
• Setiap mutasi mencantumkan tanggal, jam, nomor transaksi referensi, nama staf yang bertransaksi, dan sisa saldo stok akhir.

4. Prosedur Stock Opname (Penyesuaian Fisik Berkala)

Klinik wajib melakukan perhitungan fisik persediaan secara berkala (misal: mingguan atau bulanan) untuk mencocokkan jumlah barang nyata di rak gudang dengan angka di komputer.

Langkah Melakukan Stock Opname:

1. Masuk ke tab Stock Opname, lalu klik + Buka Sesi Opname Baru.
2. Beri nama sesi opname (contoh: Opname Farmasi Akhir Bulan Oktober 2026).
3. Pilih kategori barang yang dihitung (seluruh barang atau per kategori, misal: Khusus Obat Keras atau Khusus Pakan Kucing).
4. Input Jumlah Fisik Sebenarnya:
   • Staf menghitung fisik barang di rak penyimpanan.
   • Masukkan angka hasil hitungan fisik pada kolom Stok Fisik Nyata.
   • Sistem secara otomatis menghitung selisih (variance):
     • Selisih 0: Jumlah fisik cocok dengan sistem.
     • Selisih Negatif (-): Fisik kurang dari sistem (barang hilang, rusak, atau terpakai tanpa tercatat).
     • Selisih Positif (+): Fisik lebih banyak dari sistem (penerimaan barang belum diinput).
5. Tuliskan Alasan Penyesuaian:
   • Pada baris yang berselisih, wajib memilih keterangan alasan (contoh: Pecah / Rusak saat penyimpanan, Kedaluwarsa dibuang, atau Koreksi salah hitung).
6. Finalisasi & Rekonsiliasi:
   • Manajer atau Supervisor Logistik memeriksa lembar selisih, lalu mengklik tombol Finalisasi Stock Opname.
   • Sistem akan menyelaraskan saldo sistem menjadi tepat sama dengan stok fisik nyata, dan mencatat selisih biaya kerugian ke dalam laporan akuntansi inventaris klinik.

5. Kondisi Khusus & Penanganan Masalah

A. Barang Rusak / Bocor / Salah Kirim dari Pemasok (Retur Pembelian)

1. Jika saat membuka kemasan box ditemukan botol pecah, segel rusak, atau tanggal kedaluwarsa terlalu pendek (< 6 bulan):
   • Pada lembar Catat Barang Masuk, kurangi jumlah barang yang diterima sesuai fisik yang utuh.
   • Buat dokumen Nota Retur Pembelian ke supplier bersangkutan dan lampirkan foto fisik barang rusak.
   • Sistem akan mengurangi nilai kewajiban hutang klinik kepada distributor sejumlah barang yang diretur.

B. Ditemukan Selisih Minus Signifikan saat Stock Opname

1. Jika hasil hitungan fisik jauh lebih sedikit dibanding data komputer:
   • Jangan langsung melakukan finalisasi opname.
   • Buka lembar Kartu Stok Digital produk tersebut untuk memeriksa riwayat mutasi beberapa minggu terakhir.
   • Periksa apakah ada pemakaian obat darurat di ruang operasi (surgery) atau bangsal rawat inap yang belum di-input ke lembar tindakan pasien.
   • Bila setelah audit internal barang memang hilang atau rusak, selesaikan opname dengan memilih alasan Penyusutan / Selisih Tak Terlacak agar tercatat di laporan audit kerugian manajemen.

C. Transfer Stok Antar-Cabang (Inter-Branch Transfer)

1. Jika satu cabang kehabisan stok vaksin atau obat kritis sementara cabang lain memiliki stok berlebih:
   • Cabang peminta membuat dokumen Permintaan Transfer Stok.
   • Cabang pengirim menyetujui dan memproses pengiriman (Goods Issue), status barang menjadi Dalam Perjalanan (In Transit).
   • Cabang penerima memverifikasi fisik saat barang tiba (Goods Receipt). Kuantiti stok di cabang asal berkurang dan stok di cabang tujuan bertambah secara sinkron tanpa mengubah laporan keuangan pusat.

6. Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)

Q: Mengapa nilai modal (HPP) suatu obat bisa berubah di kartu stok?
A: Vetrivo menghitung HPP menggunakan metode rata-rata tertimbang (Weighted Average Method). Jika harga beli dari supplier mengalami kenaikan pada faktur baru, sistem menghitung rata-rata proporsional modal lama dan baru secara otomatis.

Q: Apakah semua staf boleh mengubah atau memfinalisasi stock opname?
A: Tidak. Hak akses finalisasi stock opname hanya diberikan kepada Supervisor Logistik, Kepala Farmasi, atau Manajer Klinik guna mencegah manipulasi data persediaan.

Q: Apa fungsi indikator FEFO (First Expired, First Out) di apotek?
A: Sistem secara otomatis memprioritaskan nomor batch obat dengan tanggal kedaluwarsa terdekat untuk diserahkan ke pasien terlebih dahulu, sehingga meminimalkan risiko obat kedaluwarsa di rak.