Panduan Modul 11: Kasir, Billing & POS Petshop

Modul Meja Kasir Terpadu (Unified Billing Desk) adalah muara akhir dari seluruh transaksi finansial klinik hewan Anda. Digunakan oleh Kasir Klinik dan Kasir Toko Pet Shop untuk menggabungkan tagihan medis dan non-medis, menerima berbagai metode pembayaran (Split Payment), serta mencetak bukti pembayaran resmi (Receipt / Invoice).

1. Meja Kasir Tagihan Terpadu (Billing Klinik)

Vetrivo secara otomatis mengonsolidasikan seluruh biaya yang terjadi di berbagai unit layanan ke dalam satu nomor tagihan keluarga klien:

Siapa yang Bertugas?

Kasir Klinik / Petugas Pembayaran.

Alur Memproses Tagihan Pasien:

1. Masuk ke menu Kasir & Billing (/panel/billing).
2. Pada tab Tagihan Menunggu Pembayaran, pilih nama pemilik pasien yang akan membayar.
3. Rincian tagihan terpadu akan tampil di layar:
   • Biaya Poli & Konsultasi: Jasa dokter dan tindakan medis dari Modul 05.
   • Biaya Obat Resep: Tagihan obat dari Farmasi Modul 09.
   • Biaya Rawat Inap / Hotel: Durasi hari menginap, paket kamar, dan tindakan bangsal dari Modul 06 atau 07.
   • Biaya Salon Grooming: Paket mandi dan perawatan dari Modul 08.
   • Potongan Uang Muka (Deposit): Jika pemilik sebelumnya telah menyetorkan deposit (rawat inap atau hotel), sistem otomatis mengurangkan deposit dari total tagihan.
4. Diskon Promo & Penyesuaian:
   • Kasir dapat memasukkan kode voucher promo atau memberikan diskon khusus (dalam bentuk persentase % atau nominal Rupiah) jika disetujui kebijakan manajemen.

2. Kasir Cepat Retail Toko (POS Petshop)

Untuk pelanggan yang hanya membeli barang perlengkapan hewan (makanan kucing/anjing, pasir gumpal, snack, kalung leher, mainan) tanpa pemeriksaan medis:

1. Klik tab Kasir Petshop (POS) di layar kasir.
2. Pindai Produk:
   • Pindai barcode kemasan barang menggunakan pemindai barcode USB genggam (barcode scanner), atau ketik nama produk pada kotak pencarian cepat.
   • Produk otomatis masuk ke keranjang belanja kasir beserta harga dan kuantitinya.
3. Sesuaikan jumlah pembelian (Qty) dengan mengetik angka atau menekan tombol + / -.
4. Jika pelanggan adalah member atau pemilik pasien yang terdaftar, pilih nama pelanggan untuk mengakumulasikan riwayat belanja. Jika pelanggan umum, dapat diproses sebagai transaksi Pelanggan Umum (Guest).
5. Klik tombol hijau besar: Bayar Sekarang.

3. Pilihan Metode Pembayaran & Pembayaran Gabungan (Split Payment)

Vetrivo mendukung berbagai kanal pembayaran modern di Indonesia:

1. Tunai (Cash):
   • Kasir mengetik nominal uang fisik yang diserahkan pelanggan (misal: total tagihan Rp 185.000, uang diserahkan Rp 200.000).
   • Sistem secara otomatis menampilkan jumlah uang kembalian secara presisi (contoh: Kembalian: Rp 15.000).
2. QRIS Statis / Dinamis:
   • Pelanggan memindai kode QRIS klinik menggunakan aplikasi perbankan atau dompet digital (GoPay, OVO, Dana, ShopeePay).
3. Kartu Debit / Kartu Kredit (Mesin EDC):
   • Pembayaran melalui kartu ATM/Kredit bank. Kasir mencatat nomor referensi transaksi atau persetujuan kartu (Approval Code).
4. Transfer Bank Langsung:
   • Pembayaran via mobile banking ke rekening resmi klinik. Kasir memverifikasi mutasi rekening sebelum mengonfirmasi transaksi.
5. Pembayaran Terpisah (Split Payment):
   • Jika klien ingin membayar sebagian tagihan secara tunai dan sisanya menggunakan kartu debit/QRIS (contoh: Rp 100.000 Tunai + Rp 250.000 QRIS), kasir dapat membagi jumlah pembayaran ke dalam dua kanal pembayaran sekaligus dalam satu struk yang sama.

4. Cetak Bukti Pembayaran (Invoice & Struk Thermal)

Setelah pembayaran terkonfirmasi lunas (PAID):

1. Klik tombol Cetak Struk:
   • Struk Kasir Thermal (58mm / 80mm): Format struk kasir mini untuk printer thermal kasir kasir meja, cocok untuk transaksi harian cepat dan petshop.
   • Invoice Lengkap A4: Format lembar dokumen resmi yang memuat rincian tindakan medis, nama pasien, No. RM, dan rincian obat lengkap untuk keperluan klaim asuransi hewan peliharaan atau arsip resmi pemilik.
2. Kirim Struk Digital via WhatsApp:
   • Kasir dapat mengklik ikon WhatsApp untuk langsung mengirimkan tautan tanda terima pembayaran digital ke nomor WhatsApp pemilik pasien tanpa perlu mencetak kertas.
3. Transaksi selesai. Laci kasir (cash drawer) terbuka otomatis dan antrean meja kasir kembali bersih.

5. Kondisi Khusus & Penanganan Masalah

A. Bukti Transfer / QRIS Belum Masuk ke Rekening Klinik

1. Jika pelanggan menunjukkan bukti transfer di layar ponselnya namun mutasi rekening bank klinik belum bertambah:
   • Jangan langsung menandai invoice sebagai Lunas (PAID).
   • Minta pelanggan menunggu 1–3 menit sambil merefresh mutasi rekening bank klinik.
   • Jika status transaksi di pihak pelanggan masih Pending atau jaringan antar-bank bermasalah, tahan penyerahan obat atau pasien dengan sopan hingga notifikasi mutasi masuk resmi diterima.

B. Pelanggan Membatalkan Transaksi yang Sudah Dicetak (Void / Pembatalan Struk)

1. Jika pelanggan berubah pikiran sesaat setelah struk belanja dicetak atau terjadi kesalahan input jumlah item:
   • Kasir tidak dapat menghapus transaksi secara sembunyi-sembunyi demi keamanan pembukuan.
   • Buka riwayat transaksi kasir, klik tombol Batalkan Transaksi (Void).
   • Masukkan alasan pembatalan (contoh: Pelanggan membatalkan barang snack, Salah input jumlah barang).
   • Memerlukan konfirmasi PIN Otorisasi Supervisor Kasir atau Manajer.
   • Sistem secara otomatis mengembalikan stok fisik produk ke rak dan mencatat pengembalian uang (refund) pada buku kas.

C. Dana Klien Tidak Cukup saat Pelunasan Rawat Inap / Operasi (Piutang Klien)

1. Jika biaya operasi atau rawat inap pasien melebihi kesanggupan pembayaran tunai saat itu:
   • Kasir menginput nominal yang mampu dibayarkan hari itu sebagai Uang Titipan / Pembayaran Sebagian.
   • Sisa tagihan dialihkan menjadi status Piutang Klien (Unpaid Receivable).
   • Klien wajib menandatangani formulir komitmen pelunasan bermaterai beserta foto identitas KTP dan penjamin keluarga.
   • Pasien dapat diizinkan pulang, dan tagihan piutang akan tercatat di dasbor pantauan piutang klinik hingga dilunasi.

6. Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)

Q: Apakah kasir bisa menghapus item tindakan dokter yang dirasa salah?
A: Kasir dilarang menghapus tindakan medis sepihak. Jika ada kesalahan input tindakan oleh dokter di ruang periksa, dokter bersangkutan wajib melakukan koreksi di lembar rekam medis (EMR) agar rincian tagihan kasir terbarui secara sah.

Q: Bagaimana jika kertas struk kasir thermal habis di tengah pencetakan?
A: Pasang gulungan kertas thermal baru pada printer. Buka tab Riwayat Pembayaran, cari nama klien atau nomor struk, lalu klik Cetak Ulang Struk.

Q: Apakah laci kasir (cash drawer) dapat dibuka tanpa transaksi belanja?
A: Bisa, melalui tombol Buka Laci Kasir (No Sale) yang hanya dapat diakses staf berwenang dengan pencatatan log riwayat aktivitas demi keamanan audit fisik kas.