Panduan Modul 12: Master Data Katalog & Tarif Layanan

Modul Master Data adalah pusat standardisasi harga, tarif jasa tindakan medis, paket salon grooming, kamar hotel, dan katalog produk retail pet shop. Modul ini memastikan seluruh dokter dan kasir menggunakan tarif yang konsisten dan akurat.

1. Konsep Utama: Pewarisan dari Cabang Utama (HQ)

Untuk menjaga keseragaman standar kualitas dan transparansi harga di seluruh klinik:

• Pengaturan Terpusat: Seluruh katalog produk obat, tindakan medis, paket salon, dan kamar hotel dikelola terpusat dari Cabang Utama (Kantor Pusat / HQ).
• Pewarisan Otomatis: Ketika Pemilik Klinik menambahkan jenis obat baru atau memperbarui tarif tindakan medis di Cabang Utama, seluruh cabang operasional lainnya akan otomatis mengadopsi katalog dan tarif standar tersebut.
• Kemandirian Stok Cabang: Meskipun katalog produk dan tarifnya seragam, masing-masing cabang tetap memiliki kartu stok persediaan fisik sendiri di gudang cabangnya.

2. Pengelolaan Master Produk & Obat (/panel/products)

Cara Menambah Obat atau Barang Retail Baru:

1. Buka menu Master Data & Tarif → Master Produk & Obat (/panel/products).
2. Klik tombol + Tambah Produk.
3. Lengkapi formulir:
   • Nama Produk: Nama paten atau generik (contoh: Amoxicillin Clavulanate 250mg, Pakan Kucing Adult 1kg).
   • Kategori: Pilih kategori (Antibiotik, Analgesik, Antiinflamasi, Antiparasit, Vitamin/Suplemen, Vaksin, Pakan, Aksesoris).
   • Satuan: Tablet, Kapsul, Botol, Ampul, Tube, Vial, Pcs, atau Kg.
   • Harga Pokok Pembelian (HPP): Estimasi harga beli modal dari distributor.
   • Harga Jual ke Klien: Tarif harga yang ditagihkan kepada pemilik pasien di kasir.
   • Ambang Batas Stok Minimum: Jumlah peringatan saat stok di rak mulai menipis (contoh: peringatkan jika stok sisa di bawah 10 botol).
4. Klik Simpan.

3. Tarif Tindakan Medis di Master Layanan (/panel/services)

1. Buka menu Master Layanan (/panel/services) (Hanya dapat diakses saat berada di Cabang Utama / HQ).
2. Klik tombol + Tambah Layanan.
3. Lengkapi parameter tarif:
   • Nama Layanan / Prosedur: Nama prosedur medis (contoh: Pembersihan Karang Gigi (Scaling), Steril Kucing Jantan (Kastrasi), Vaksinasi Rabies).
   • Kategori Layanan: Rawat Jalan, Bedah/Operasi Mayor, Bedah Minor, Tindakan Darurat, atau Tindakan Gigi.
   • Tarif Jasa Medis: Total nominal biaya tindakan yang dibayar klien.
   • Persentase Komisi Dokter (%): Porsi bagi hasil jasa medis untuk dokter hewan pelaksana (contoh: 30% dari tarif jasa). Sistem akan otomatis memperhitungkan ini ke slip insentif dokter di Modul 13.
4. Klik Simpan Layanan.

4. Paket Salon Grooming & Tarif Kamar Pet Hotel di Master Layanan

Layanan non-medis juga dikelola terpusat pada menu Master Layanan (/panel/services):

A. Paket Salon Grooming:

• Pilih kategori Grooming / Salon.
• Tentukan nama paket (contoh: Mandi Sehat Kucing Bulu Pendek, Mandi Jamur & Kutu Anjing Besar).
• Tetapkan tarif dasar paket salon.

B. Tarif Kamar Pet Hotel:

• Pilih kategori Boarding / Pet Hotel.
• Tentukan nama tipe kamar (contoh: Kamar Standar Kucing, Cat Condo Suite).
• Tetapkan Tarif Menginap per Malam.
• Tetapkan toleransi jam penjemputan dan biaya Late Check-Out jika ada.

5. Nonaktifkan Item yang Tidak Dijual Lagi

Jika ada produk obat yang sudah ditarik dari pasaran atau layanan tindakan yang sudah tidak disediakan klinik:

1. Cari nama produk atau tindakan pada tabel master data.
2. Klik ikon titik tiga pada baris tersebut, lalu pilih Nonaktifkan.
3. Item tersebut tidak akan muncul lagi di daftar pilihan dokter maupun kasir, namun data transaksi historis lampau yang pernah menggunakan item tersebut tetap tersimpan rapi untuk keperluan audit laporan.

6. Kondisi Khusus & Penanganan Masalah

A. Penyesuaian Harga Khusus di Cabang Tertentu (Cabang Override)

1. Jika salah satu cabang klinik berada di lokasi dengan biaya sewa atau logistik yang berbeda sehingga memerlukan tarif berbeda dari pusat:
   • Masuk ke akun Administrator Cabang bersangkutan.
   • Buka item di menu Master Data, pilih opsi Gunakan Tarif Khusus Cabang Ini.
   • Masukkan nominal harga baru. Item tersebut akan menggunakan tarif khusus di cabang tersebut tanpa mengubah tarif standar di cabang-cabang lainnya.

B. Mencoba Menonaktifkan Produk yang Masih Memiliki Saldo Stok Fisik

1. Jika staf berniat menonaktifkan obat atau barang yang sudah tidak ingin dijual, namun masih tersisa stok di gudang:
   • Sistem akan memunculkan dialog peringatan: “Masih terdapat X unit stok fisik di Cabang A dan Cabang B”.
   • Disarankan untuk menghabiskan stok fisik yang ada terlebih dahulu atau membuat proses Retur Pembelian ke Supplier sebelum menonaktifkan item dari katalog aktif.

C. Pembaruan Tarif saat Jam Operasional Sedang Berjalan

1. Jika manajer memperbarui tarif tindakan medis atau harga obat di tengah hari saat klinik sedang ramai pasien:
   • Perubahan harga hanya akan berlaku untuk nomor antrean dan resep baru yang dibuat setelah waktu penyimpanan perubahan tarif.
   • Pasien yang sudah terdaftar di lobi atau resep yang telah dibuat dokter sebelum jam perubahan tarif tetap mempertahankan nominal harga lama demi transparansi tagihan.

7. Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)

Q: Siapa saja pengguna yang berhak mengubah tarif tindakan dan harga obat?
A: Pengubahan master data dibatasi secara ketat hanya untuk peran Pemilik Klinik (Owner) dan Manajer Klinik. Dokter, apoteker, dan kasir hanya memiliki hak baca (read-only) untuk memilih item dalam transaksi.

Q: Apakah menghapus obat atau tindakan akan merusak data rekam medis pasien di masa lalu?
A: Di Vetrivo, item master data tidak dihapus secara permanen (hard delete), melainkan diarsipkan (soft delete / nonaktif). Riwayat rekam medis dan invoice kasir bertahun-tahun yang lalu tetap utuh dan valid menampilkan nama serta harga obat saat itu.

Q: Bagaimana cara mengatur tindakan medis yang tarifnya tergantung bobot hewan?
A: Anda dapat mendaftarkan varian tindakan berbasis kategori berat badan (contoh: Operasi Steril Kucing/Anjing < 5 kg, 5–15 kg, dan > 15 kg) agar dokter tinggal memilih varian yang tepat sesuai timbangan pasien.