Panduan Modul 13: Laporan Finansial & Komisi Dokter

Modul Laporan digunakan oleh Pemilik Klinik (Owner), Manajer Keuangan, dan Dokter Hewan untuk mengevaluasi omzet pendapatan harian hingga bulanan, melihat keuntungan bersih produk, menghitung bagi hasil komisi tindakan medis secara transparan, serta mengekspor data ke file Excel/PDF.

1. Laporan Pendapatan Kasir & Arus Kas (Cash Flow)

Siapa yang Mengakses?

Pemilik Klinik (Owner) dan Manajer Keuangan.

Jenis Laporan Keuangan:

1. Laporan Omzet Penjualan Harian:
   • Menampilkan total pemasukan yang diterima meja kasir per tanggal.
   • Mengelompokkan pemasukan berdasarkan unit bisnis:
     • Pendapatan Poli & Tindakan Dokter Hewan
     • Pendapatan Farmasi & Penjualan Obat Resep
     • Pendapatan Bangsal Rawat Inap
     • Pendapatan Penitipan Pet Hotel
     • Pendapatan Salon Grooming
     • Pendapatan Toko Retail Pet Shop
2. Rekapitulasi Kanal Pembayaran:
   • Menampilkan perincian uang yang diterima per metode pembayaran: total uang fisik Tunai di laci kasir, penerimaan QRIS, setoran kartu EDC Debit/Kredit, dan Transfer Bank. Sangat memudahkan rekonsiliasi kas harian dan pencocokan uang fisik di laci kasir.
3. Analisis Laba Kotor (Margin Laba):
   • Memperhitungkan selisih antara harga jual produk dengan harga pokok modal (HPP) untuk mengetahui keuntungan kotor penjualan obat dan barang petshop.

2. Kalkulasi Bagi Hasil & Komisi Dokter Hewan

Vetrivo mengotomatisasi perhitungan insentif dokter hewan berdasarkan tindakan medis riil yang telah dikerjakan dan telah lunas dibayar klien:

Syarat Perhitungan Komisi:

• Rekam medis (SOAP) telah difinalisasi dengan PIN Dokter.
• Tagihan invoice di kasir berstatus Lunas (PAID). Tindakan yang belum lunas atau dibatalkan tidak akan dihitung ke komisi dokter.

Cara Memeriksa Rekap Komisi Dokter:

1. Masuk ke menu Laporan → tab Komisi Dokter.
2. Pilih Periode & Dokter:
   • Tentukan rentang tanggal cut-off penggajian (contoh: 1 Oktober s/d 31 Oktober).
   • Pilih nama dokter hewan spesifik atau pilih seluruh dokter.
3. Tabel komisi akan merinci:
   • Tanggal dan Jam Tindakan.
   • Nomor Rekam Medis (No. RM) & Nama Pasien.
   • Jenis Tindakan Medis yang Dikerjakan (contoh: Operasi Fraktur Tulang, USG Abdomen).
   • Tarif Tindakan yang Dibayar Klien.
   • Persentase Bagi Hasil yang Berlaku (contoh: 30%).
   • Nominal Komisi yang Diterima Dokter.
4. Di bagian bawah tabel, sistem menyajikan total akumulasi komisi bersih yang siap dibayarkan klinik kepada dokter bersangkutan.

3. Laporan Kinerja Layanan & Tren Pasien

• Pasien Terbanyak per Dokter: Mengetahui volume pasien yang ditangani oleh masing-masing dokter hewan dalam satu bulan.
• Produk Paling Laris (Top Selling Products): Mengetahui obat atau merek pakan hewan yang paling cepat terjual untuk perencanaan pesanan logistik bulan berikutnya.
• Tingkat Keterisian Ruangan (Occupancy Rate): Persentase pemanfaatan kandang rawat inap dan kamar pet hotel.

4. Ekspor Data Laporan (Excel & PDF)

Seluruh tabel laporan di Vetrivo dapat diunduh untuk kebutuhan pembukuan akuntansi klinik:

1. Di sudut kanan atas setiap lembar laporan, klik tombol Ekspor Laporan.
2. Pilih format file:
   • Ekspor Excel (.xlsx / .csv): Untuk diolah lebih lanjut menggunakan Microsoft Excel atau Google Sheets.
   • Cetak Ringkasan PDF: Dokumen laporan rapi siap cetak lengkap dengan kop resmi nama klinik hewan, tanggal periode, dan tanda tangan penanggung jawab.

5. Kondisi Khusus & Penanganan Masalah

A. Komisi Tindakan Dokter Belum Muncul di Laporan

1. Jika seorang dokter merasa telah menyelesaikan operasi atau tindakan medis, namun nominalnya tidak tercantum pada rekap komisi:
   • Periksa Status Invoice di Meja Kasir: Komisi hanya dihitung dari tindakan yang status tagihannya telah Lunas (PAID). Bila pemilik pasien belum melunasi tagihan (status Piutang atau Menunggu Pembayaran), komisi ditahan sementara oleh sistem demi kepastian arus kas klinik.
   • Periksa Verifikasi EMR: Pastikan rekam medis (SOAP) telah difinalisasi dan tidak berstatus draf sementara.
   • Setelah tagihan kasir dilunasi oleh pemilik pasien, komisi dokter akan otomatis muncul pada laporan periode tanggal pelunasan tersebut.

B. Terjadi Pengembalian Dana Tindakan (Refund / Void Invoice)

1. Jika suatu tindakan medis dibatalkan atau dikembalikan dananya kepada klien karena alasan khusus:
   • Kasir memproses void/refund dengan otorisasi manajer.
   • Sistem secara otomatis membatalkan kalkulasi komisi tindakan bersangkutan sehingga tidak terjadi kelebihan bayar komisi (overpayment) pada dokter.

C. Tindakan Operasi Kolaboratif (Operator Utama & Asisten Anestesi)

1. Untuk prosedur bedah mayor yang melibatkan dokter bedah utama dan dokter anestesi:
   • Di formulir tindakan master data, sistem menyediakan persentase terpisah untuk Dokter Operator Utama dan Dokter Asisten.
   • Komisi otomatis dialokasikan ke masing-masing profil dokter sesuai peran klinis yang dipilih saat penandatanganan rekam medis.

6. Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)

Q: Apakah dokter hewan biasa dapat melihat laporan total omzet klinik?
A: Tidak. Hak akses dokter dibatasi secara ketat (RBAC). Dokter hanya dapat melihat dasbor pasien dan slip komisi pribadinya sendiri. Total omzet, margin laba kotor, dan komisi dokter lain hanya dapat diakses oleh akun Pemilik (Owner) dan Manajer Keuangan.

Q: Kapan rentang tanggal penutupan buku (cut-off) komisi dokter dapat ditarik?
A: Filter tanggal laporan sangat fleksibel. Anda dapat menarik rekap tanggal 1 hingga 31, atau sistem penggajian tengah bulan (misal: tanggal 26 bulan lalu hingga tanggal 25 bulan berjalan) sesuai siklus payroll klinik Anda.

Q: Apakah laporan keuangan dapat difilter per cabang pada klinik multi-cabang?
A: Ya. Pemilik klinik dapat melihat laporan konsolidasi seluruh cabang sekaligus atau memilih satu cabang spesifik untuk melihat kinerja keuangan cabang tersebut.