Panduan Modul 14: Kelola Pengguna & Hak Akses (RBAC)

Modul Kelola Pengguna digunakan oleh Pemilik Klinik (Tenant Admin) dan Manajer Cabang (Branch Admin) untuk mengatur akun karyawan, menetapkan peran tugas (Role-Based Access Control / RBAC), mengatur penugasan cabang kerja, serta menetapkan PIN otorisasi medis bagi dokter.

1. Pembagian 5 Peran Kerja Resmi di Klinik

Sistem Vetrivo membagi hak akses ke dalam 5 peran operasional klinik secara ketat:

Peran (Role)	Ruang Lingkup Tugas & Akses Menu	Batasan Keamanan & Privasi
Pemilik Klinik (`tenant_admin`)	Akses penuh ke seluruh menu: Laporan Omzet, Master Data HQ, Pengaturan Cabang, Kelola Pengguna, dan Audit Trail.	Memegang kendali tertinggi dan lisensi klinik.
Manajer Cabang (`branch_admin`)	Mengelola operasional harian cabang terkait, laporan performa cabang, stok gudang cabang, dan pengguna staf cabang.	Terisolasi per cabang; tidak dapat mengubah pengaturan pusat HQ.
Dokter Hewan (`vet`)	Mengakses Antrean Poli Medis, Direktori Pasien, Lembar EMR SOAP, Tindakan Medis, Rawat Inap, dan Menulis Resep Farmasi.	Wajib memiliki PIN 6 digit untuk otorisasi SOAP. Dibatasi dari omzet kasir dan pengaturan sistem.
Paramedis (`paravet`)	Menginput skrining tanda vital awal (TTV) di lobi, observasi rawat inap (flowsheet), salon grooming, dispensing obat, dan stock opname gudang.	Tidak memiliki hak mengesahkan vonis diagnosis akhir atau meresepkan obat keras.
Kasir (`cashier`)	Mengoperasikan pendaftaran pasien meja depan, antrean lobi, reservasi salon/hotel, meja kasir billing, transaksi retail POS petshop, dan cetak invoice.	Dibatasi total dari akses catatan medis diagnosis mendalam pasien.

2. Cara Menambahkan Akun Pengguna Baru

Masuk ke menu Kelola Pengguna (/panel/users).
Klik tombol + Tambah Pengguna di sudut kanan atas layar.
Lengkapi formulir akun:
- Username: Nama pengguna unik untuk login staf (contoh: drh_bagas, kasir_dago).
- Password: Kata sandi awal untuk akun staf.
- Nama Lengkap: Nama lengkap beserta gelar (contoh: drh. Bagas Wicaksono).
- Peran (Role): Pilih salah satu dari peran operasional (Dokter Hewan, Paramedis, Kasir, atau Manajer Cabang).
- Cabang: Pilih cabang klinik tempat staf tersebut ditugaskan.
- PIN Otorisasi (Khusus Dokter Hewan): Masukkan 6 digit angka PIN rahasia dokter yang akan digunakan untuk menandatangani dan mengunci berkas EMR SOAP.
Klik tombol Simpan. Akun langsung aktif dan staf dapat segera login menggunakan username dan password tersebut.

3. Mengubah Data atau Menonaktifkan Akun Staf

Jika terjadi mutasi cabang tugas atau staf berhenti bekerja di klinik:

Mengubah Data Pengguna:

Temukan nama staf pada tabel daftar pengguna.
Klik tombol Edit di sisi kanan baris.
Anda dapat memperbarui nama lengkap, mengganti peran, mengubah cabang tugas, atau mengatur ulang kata sandi & PIN dokter.
Klik Simpan Perubahan.

Menonaktifkan Akun Staf:

Pada baris nama staf yang bersangkutan, ubah tombol status menjadi Nonaktif (Inaktif).
Akun staf tersebut akan langsung terkunci seketika dan tidak dapat login ke sistem lagi.
Seluruh riwayat rekam medis, tindakan, atau transaksi kasir yang pernah ditangani staf tersebut di masa lalu tetap tersimpan utuh untuk keperluan arsip dan audit legalitas klinik.

4. Kondisi Khusus & Penanganan Masalah

A. Karyawan Keluar Mendadak (Offboarding & Revokasi Akses Instan)

Jika staf mengundurkan diri atau diberhentikan secara mendadak:
- Administrator Klinik wajib segera masuk ke menu Manajemen Staf dan mengubah status akun menjadi Nonaktif (Suspended).
- Sistem secara otomatis mencabut (revoke) seluruh sesi token aktif di semua peramban atau perangkat yang sedang terhubung. Staf tidak akan lagi dapat melihat rekaman medis, basis data pemilik, atau informasi keuangan klinik.
- Hindari menghapus akun staf (hard delete) karena akan mengaburkan tanda tangan digital pada riwayat rekam medis dan audit kasir yang pernah ditangani.

B. Dokter Merangkap Kasir saat Giliran Jaga Darurat Malam Hari

Pada praktik klinik hewan darurat 24 jam di mana dokter berjaga tanpa didampingi staf kasir:
- Administrator dapat memberikan peran ganda sementara (Dokter + Kasir) atau membuat profil akses kasir darurat shift malam.
- Hal ini memungkinkan dokter menyelesaikan pembayaran invoice dan mencetak struk thermal untuk pemilik pasien tanpa melanggar pembatasan privasi menu keuangan umum.

C. Staf Lupa Kata Sandi atau Akun Terkunci

Jika staf lupa sandi atau salah memasukkan sandi hingga akun terkunci:
- Pemilik atau Manajer Cabang membuka baris profil staf bersangkutan, lalu klik tombol Reset Kata Sandi.
- Masukkan kata sandi sementara baru.
- Saat staf pertama kali login dengan sandi sementara tersebut, sistem mewajibkan pembuatan kata sandi baru demi keamanan pribadi staf.

5. Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)

Q: Apakah staf klinik bisa mengakses Vetrivo dari rumah atau perangkat pribadi?
A: Vetrivo berbasis komputasi awan (cloud). Staf yang memiliki akun aktif dapat mengakses sistem selama terhubung ke internet. Namun, Pemilik Klinik dapat mengatur kebijakan operasional dan memantau setiap aktivitas login melalui Log Audit Aktivitas (Modul 02).

Q: Mengapa dokter tetap diwajibkan memasukkan PIN 6-digit saat validasi SOAP padahal sudah login?
A: Ini merupakan standar keamanan medikolegal ganda (two-factor authentication) untuk mencegah dokter lain atau paramedis yang menggunakan komputer bersama di ruang periksa mengesahkan rekam medis atas nama dokter yang bersangkutan.

Q: Apakah satu staf bisa ditugaskan di dua cabang sekaligus?
A: Ya. Pada formulir penugasan cabang, centang cabang-cabang tempat staf bertugas (contoh: Cabang HQ dan Cabang Dago). Staf dapat berpindah (switch) cabang dengan mudah melalui tombol pemilih cabang di bagian atas layar.