Panduan Modul 15: Pengaturan Klinik & Multi Cabang (HQ)

Modul ini digunakan oleh Pemilik Klinik (Owner) untuk mengatur identitas resmi klinik, mencantumkan nomor izin praktik (SIP), mengunggah logo resmi untuk kop surat resep/struk kasir, mengelola jaringan cabang operasional, serta berpindah cabang kerja (Switch Branch).

1. Profil Identitas Resmi Klinik Hewan

Informasi yang diatur pada profil klinik akan dicetak secara otomatis pada kop surat rekam medis resmi, kartu vaksinasi pasien, etiket botol obat farmasi, dan struk kuitansi kasir.

Langkah Mengatur Profil Klinik:

1. Masuk ke menu Pengaturan Sistem → subnav Identitas & Rekening (/panel/settings/clinic).
2. Lengkapi data resmi klinik:
   • Nama Resmi Badan Usaha / Klinik: Nama lengkap klinik hewan Anda (contoh: Klinik Hewan Harmoni Pet Care).
   • Nomor Surat Izin Praktik / Izin Operasional: Nomor izin resmi klinik hewan dari dinas terkait.
   • Alamat Kantor Pusat: Alamat lengkap domisili cabang utama.
   • Nomor Telepon Operasional & Email Resmi: Kontak resmi yang dapat dihubungi oleh pemilik hewan peliharaan.
   • Unggah Logo Resmi: Unggah gambar logo klinik Anda (format .png atau .jpg). Logo ini akan tampil di sudut kiri atas layar sistem dan tercetak di setiap lembar invoice atau resume medis.
   • Catatan Kaki Struk Kasir (Receipt Footer Note): Tuliskan kalimat penutup yang akan tercetak di bagian bawah struk belanja kasir (contoh: “Terima kasih atas kepercayaan Anda merawat pasien tercinta di Vetrivo Harmoni. Semoga pasien lekas sehat!”).
3. Klik tombol Simpan Profil Klinik.

2. Pengaturan Multi-Cabang & Aturan Cabang Pertama (HQ)

Bagi klinik hewan yang memiliki lebih dari satu lokasi cabang praktik, Vetrivo mendukung tata kelola jaringan multi-cabang terintegrasi:

Aturan Emas Cabang Pertama (HQ / Kantor Pusat):

• Cabang Pertama adalah Induk: Cabang pertama yang didaftarkan saat pendaftaran awal klinik ditetapkan secara otomatis sebagai Cabang Utama (HQ).
• Pusat Master Data: Seluruh daftar obat, tindakan medis, paket salon, dan tarif layanan diatur dari Cabang Utama ini dan otomatis diwariskan ke seluruh cabang lainnya.
• Perlindungan Sistem: Cabang pertama (HQ) tidak dapat dihapus dari sistem demi menjaga keutuhan struktur data jaringan klinik Anda.

3. Menambahkan Cabang Operasional Baru

Jika klinik Anda membuka lokasi cabang baru di kota atau wilayah lain:

1. Buka menu Pengaturan Sistem → subnav Manajemen Cabang (/panel/settings/branches).
2. Klik tombol + Tambah Cabang Baru.
3. Lengkapi formulir cabang:
   • Nama Cabang: Tuliskan nama pembeda cabang (contoh: Klinik Harmoni Cabang Dago).
   • Alamat Fisik Cabang: Lokasi alamat jalan cabang baru.
   • Nomor Telepon Cabang: Nomor telepon meja resepsionis khusus cabang tersebut.
   • Status Cabang: Atur ke Aktif.
4. Klik Simpan Cabang Baru.
5. Cabang baru langsung siap digunakan, memiliki gudang persediaan fisik sendiri, dan mewarisi seluruh master katalog obat dan tarif dari Cabang Utama (HQ).

4. Cara Berpindah Antar Cabang (Switch Branch)

Bagi dokter hewan atau staf manajer yang ditugaskan di lebih dari satu cabang klinik:

1. Perhatikan menu navigasi di bagian paling atas layar (top navigation bar).
2. Di sebelah nama profil Anda, terdapat tombol pemilih cabang yang sedang aktif (contoh: 🏢 Cabang Utama (HQ)).
3. Klik tombol tersebut untuk membuka daftar cabang yang boleh Anda akses.
4. Pilih nama cabang tujuan yang ingin Anda kelola (contoh: klik 🏢 Cabang Dago).
5. Dampak Seketika di Sistem:
   • Sistem langsung menyelaraskan seluruh tampilan data ke cabang tersebut: antrean pasien lobi yang tampil adalah pasien di Cabang Dago, rekam medis aktif adalah pasien di Cabang Dago, dan kasir yang aktif adalah meja kasir Cabang Dago.
   • Anda dapat berpindah cabang kerja kapan saja dengan lancar tanpa perlu keluar (logout) dari akun Anda.

5. Kondisi Khusus & Penanganan Masalah

A. Klinik Pindah Alamat atau Memperbarui Nomor Izin Praktik (SIP)

1. Jika terjadi perpanjangan surat izin praktik atau perpindahan lokasi fisik klinik:
   • Buka menu Profil Klinik, perbarui alamat dan nomor izin operasional yang baru, lalu klik Simpan Profil Klinik.
   • Perubahan data identitas langsung berlaku seketika pada cetakan kop surat resep farmasi, kartu rekam medis, dan struk kasir yang dicetak berikutnya.

B. Satu Cabang Sedang Renovasi atau Diliburkan Sementara

1. Jika salah satu cabang operasional harus tutup sementara karena renovasi gedung atau libur hari raya:
   • Buka menu Manajemen Cabang, pilih cabang terkait, lalu ubah status menjadi Nonaktif Sementara.
   • Lokasi cabang tersebut tidak akan muncul sebagai opsi tujuan saat registrasi tiket baru di lobi atau pemesanan kamar hotel, sehingga mencegah terjadinya reservasi ganda saat cabang tidak beroperasi.
   • Seluruh data rekam medis dan transaksi masa lalu di cabang tersebut tetap aman dan dapat diakses untuk keperluan rujukan.

C. Mengapa Cabang Pertama (HQ) Tidak Bisa Dihapus?

1. Tombol hapus sengaja ditiadakan pada Cabang Pertama (HQ) sebagai mekanisme pengaman struktural sistem:
   • Cabang Utama adalah akar dari seluruh katalog master data, tarif layanan, dan hierarki perizinan multi-cabang.
   • Menghapus HQ akan merusak keterhubungan data inventaris dan rekam medis di seluruh cabang anak lainnya.

6. Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)

Q: Jika pasien pernah berobat di Cabang A lalu berkunjung ke Cabang B, apakah dokter di Cabang B bisa membaca riwayat medisnya?
A: Ya. Basis data pasien dan rekam medis (EMR) Vetrivo terintegrasi secara terpusat (cloud centralized). Dokter di Cabang B dapat langsung melihat riwayat rekam medis, riwayat vaksin, alergi obat, dan penanganan yang pernah dilakukan di Cabang A.

Q: Apa spesifikasi rekomendasi untuk berkas logo klinik?
A: Format berkas gambar PNG atau JPG dengan latar belakang transparan, resolusi minimal 500x500 piksel, dan ukuran berkas di bawah 2 MB agar hasil cetakan di kertas thermal maupun dokumen PDF tajam dan tidak pecah.

Q: Apakah masing-masing cabang bisa memiliki nomor kontak WhatsApp yang berbeda?
A: Ya. Pada formulir pengaturan masing-masing cabang, Anda dapat mengisi nomor telepon operasional dan WhatsApp spesifik cabang tersebut agar pesan pengingat janji temu dan penjemputan dikirimkan atas nama nomor cabang yang sesuai.